Указывайте понятную тему обращения.
Следует придерживаться базовых правил состаления E-Mail. Так, наличие темы и текстовый формат сообщения упрощают поиск прошлых обращений при повторении проблемы.

Всегда описывайте в сообщении проблему и задавайте интересующий Вас вопрос:
В сообщении нужно указать, что именно произошло и какой вопрос требуется решить. Если из обращения непонятно, что именно не работает, специалисту придётся задавать дополнительные вопросы. Если Вы уже говорили со специалистом по телефону, всё равно кратко опишите ситуацию письменно: обращение может обрабатывать другой сотрудник, который не слышал разговор.

Пишите на общие адреса технической поддержки.
Даже если Вы знаете личные e-mail сотрудников, общие вопросы лучше отправлять на групповые адреса, указанные в договоре, регламенте или на сайте компании. Сотрудник может быть в отпуске, на больничном, занят другой задачей или не отвечать за этот тип обращений. Групповой адрес снижает риск задержки.

Не используйте Word только ради одного изображения
Если нужно отправить картинку, прикрепите её напрямую к обращению или вставьте в письмо. Не рекомендуется создавать отдельный документ Word только для одного скриншота.
Такой документ сложнее открыть, он занимает больше места и не даёт преимуществ перед обычным изображением.
Если действительно нужно отправить документ, лучше использовать распространённый формат, который легко открыть на разных устройствах. Для документов без редактирования обычно подходит PDF.

Документы — только когда они действительно нужны
При необходимости использовать текстовый процессор (хотя сложно представить такую необходимость в случае сообщений о технических проблемах), лучше использовать форматы Open Document, как более универсальные.

Приложите материалы по сути проблемы
В зависимости от проблемы можно приложить:

• текст ошибки;
• результат ping или traceroute(текст);
• скриншот окна с ошибкой;
• фото индикаторов роутера;
• чек об оплате, если вопрос связан с платежом;
• модель оборудования;
• время, когда наблюдалась проблема;
• описание действий, которые уже выполнялись.

Чем точнее указаны данные, тем быстрее обращение попадёт к нужному специалисту и тем меньше времени потребуется на диагностику.