Электронная почта: правила хорошего тона

Электронная почта - средство обмена сообщениями в электронном мире между совершенно разными людьми. Наивно предполагать, что у них установлено идентичное ПО, одинаковые возможности в плане обработки объёмов и т.п. Кто-то использует ПК с Windows, кто-то с Linux, кто-то с MacOS X (и это - неполный список даже для ПК). Существует большой парк смартфонов и планшетов, так же с различными ОС и ПО. В силу этого, к процессу написания сообщения следует подходить с определёнными правилами.

1. Тема (Subject). Это поле лучше всегда заполнять. Отображать там следует именно тематику сообщения. Письмо с незаполненным полем может быть просто удалено на подсознательном уровне без прочтения, как прочий спам, которого сейчас достаточно много. Пользователям же с мобильными устройствами это упростит принятие решения почитать сейчас, либо отложить до момента подсоединения к более широкому каналу.

2. Формат сообщения. Самый универсальный формат - текстовый. Он компактный, и читается везде. Использование формата HTML следует избегать, так как он явно избыточен для электронной переписки, плюс этот формат активно используют спаммеры. Существует вероятность, что такое собщение будет удалено на подсознательном уровне, как и сообщение с пустым заголовком, особенно теми, кто ведёт обширную переписку.

3. Вложения в форматах текстовых процессоров (doc/xls/docx/xlsx/odt/ods/разное). Не следует думать, что у получаетеля Вашего сообщения обязательно установлен какой-то офисный пакет. Особенно, если это касается ПО от Microsoft. Если Вы пишите сообщение из пары строчек, нет абсолютно никакой причины использовать текстовый процессор, а не E-Mail клиент. Такое сообщение имеет все шансы быть удалено без прочтения, если получатель не ждёт от Вас именно этого. Кроме того, все текстовые процессоры допускают создание интерактивных документов, что допускает распространение вирусов в этих форматах. Отдельно следует упомянуть сообщения в .doc, содержащие всего лишь картинку. Отдельную картинку, если уж она очень нужна, лучше присоединять к сообщению саму по себе.

Кроме того, пункты 1 и  2 могут учитывать и системы контроля спама, что может привести к тому, что получатель вовсе не увидит Ваше сообщение. Это же касается и пункта 3 в некоторой степени.